RECORDS · OFFLINE

諮商紀錄
留在你的電腦裡

本機加密、完全離線、資料從不上雲。
和診所排程系統無縫接軌，待寫紀錄自動排隊等你寫。

免費下載 Windows 版

僅支援 Windows 10/11・開啟後用好記帳號登入(離線 12 小時內照寫)

尚未有好記帳號?免費申請 →

🔒

整份資料 + 敏感欄位雙層加密

整份資料庫加密，個別敏感欄位再加一層;檔案就算被複製走也只是亂碼。

📴

完全離線可用

診所網路斷線仍可正常使用，超過 12 小時自動切到唯讀(只能看不能改)，避免長期離線資料不同步。

📝

模板與 PDF 匯出

諮商紀錄模板可自訂，一鍵匯出 PDF 與紙本存檔。

🖥️

單機安裝，不需伺服器

不需自架伺服器、不必走診所 VPN，下載安裝後用好記帳號(免費)登入即可使用。

SCHEDULER INTEGRATION

和診所排程系統無縫接軌

診所收款付了、就表示要寫一份紀錄。
本系統自動從診所排程系統拉回所有待寫紀錄，你不必在兩個系統之間切。

1

待寫紀錄自動出現

排程系統那邊結案收款，60 秒內本系統會自動拉回一筆草稿，等你寫。嫌等太久可以直接按「立即同步」馬上拉。

2

一鍵直開寫紀錄

在診所排程系統的預約畫面點「寫紀錄」，瀏覽器跳到 hoki-records:// 直接打開本地紀錄系統視窗，個案資料已預填好。

3

寫完只回報「完成」，內容永遠不出機器

你紀錄寫完、定稿送出後，本系統只傳回一個「已完成」的訊號給排程系統，讓診所後台可以追進度。紀錄本身的文字一個字都不離開你的電腦。

COMPLIANCE · 合規依據

為什麼諮商所紀錄需要這樣保存?

諮商所是心理師法所定的諮商心理執業機構，個案紀錄屬個資法的特種個資。
條文要求「適當的安全維護措施」— 但技術細節留給各家自行判斷。

個案紀錄需要保存幾年? ▾
依《心理師法》第 25 條，心理治療所或心理諮商所對於執行業務之紀錄，應妥為保管， 至少保存 10 年。這是給諮商所機構的標準保管義務 — 本系統把保存與檢索的工程細節做掉， 10 年後個案回來，5 秒內找出當年那份紀錄。

(註:諮商所未供醫師執業，不屬《醫療法》第 2 條所稱之「醫療機構」， 故不適用醫療法第 70 條病歷保存 7 年之規定;心理師法 §25 的 10 年要求更嚴。)
諮商紀錄是「特種個資」嗎? ▾
是。《個人資料保護法》第 6 條將「病歷、醫療、基因、性生活、健康檢查及犯罪前科」 列為特種個資，原則上不得蒐集、處理或利用 — 例外須有法律明文規定、公務機關執行 法定職務 / 非公務機關履行法定義務、當事人自行公開、學術研究、協助公務機關執行、 或經當事人書面同意等情形。諮商紀錄落在「醫療」範疇 — 這也是為什麼系統設計上需要比一般 CRM 更高規格的隔離與加密。
「適當的安全維護措施」具體要做什麼? ▾
《個資法》第 20-1 條要求非公務機關保有個資檔案者「應辦理安全維護事項， 防止個人資料被竊取、竄改、毀損、滅失或洩漏」;同條授權主管機關訂定具體辦法， 第 51-1 條第 3 項另授權中央目的事業主管機關指定特定業者訂定「個人資料檔案安全維護計畫」。 條文僅要求採取「適當」措施 — 機構可依自身風險自行設計。下方對齊表列本系統怎麼對應這六大實務面向， 讓你不用從零設計。
現在業界常見的紀錄儲存方式，各有什麼設計挑戰? ▾
法條只要求「適當的安全維護」與「機構保管」，沒有禁止特定工具。 以下是常見做法在實務上要處理的問題(對應個資法 §20-1 的安全維護要求)，以及本系統如何處理:
常見做法 要處理的問題 本系統如何處理
紙本鎖在櫃子 防火 / 防潮 / 鑰匙管理 / 找一筆舊紀錄要翻很久 改用數位儲存。
個人筆電的 Word / Excel 檔案沒加密、機器送修時的資料移轉、心理師離職後權限怎麼收、誰看過什麼沒有紀錄 打開要先解鎖才看得到內容;送修或重灌後可用紙本備份金鑰把資料救回來;心理師離職後，診所主管按一下，他的電腦就讀不到診所資料;誰看過哪一筆紀錄，系統都記下來。
個人雲端硬碟
(Google Drive / Dropbox / iCloud)		 帳號是個人的、依靠第三方平台、平台條款隨時改、離職時權限收不乾淨 資料只存診所自己的電腦或診所內網，不上雲、不依靠第三方平台。心理師離職時，診所主管直接收回他的存取。
即時通訊 / Email 討論個案 第三方平台不可控、訊息留存沒辦法管、違反倫理守則 §10 保密義務 同一家診所內的同事可以開啟「一起看個案」設定，在系統裡直接看紀錄，不必用 LINE 截圖傳。誰看了什麼，系統都會記下來。
共用電腦 + 共用密碼 沒辦法分辨誰看了什麼、員工換人時要全所換密碼 就算電腦多人共用，每個心理師都用自己的帳號登入，不會跟同事共用密碼;誰看過哪筆紀錄，系統都有紀錄。
手機相簿 / 通訊軟體相簿 手機掉了 / 自動上傳到雲端相簿 / 維修或借人用時被翻看 本系統只在 Windows 桌機 / 筆電上運作，個案資料不會跑到手機，也不會被自動上傳到雲端相簿。

機構可以自行設計流程處理這些問題，也可以選擇現成已經做好的工具。下方對齊表另列本系統對個資法 §20-1 整體要求的對應。

心理師離職，他寫過的紀錄怎麼處理? ▾
《心理師法》第 25 條規定紀錄由「心理治療所或心理諮商所」(機構)妥為保管 — 歸機構，不歸個人。 機構需要的是:離職時權限可即時收回、紀錄留在系統內、新接手的同事可順利調閱。 本系統的「電腦定期回診所網路驗證」+「主管一鍵撤銷」對應這個設計需求(見下方對齊表第 5 點)。
諮商專業倫理對紀錄保密怎麼要求? ▾
《諮商心理師專業倫理守則》(中華民國諮商心理師公會全國聯合會制定): 第 9 條規定隱私保密為心理師核心責任;第 10 條規定心理師應妥善處置諮商資料 (含紀錄、書面、電子化、影音、測驗等)，未經當事人或監護人同意不得外洩。 另《諮商心理師執行業務紀錄撰寫與使用準則》規範同機構/不同機構之間交換個案資訊 需先取得書面同意。

本系統的「不同診所完全隔離」、「每位心理師用自己的帳號登入」、「誰看了什麼系統都記下來」對應這些倫理要求 — 讓基本的保密措施內建在工具裡，不必依賴個人習慣維持。
§20-1 ALIGNMENT · 安維對齊

本系統如何對齊個資法 §20-1 安全維護要求

依《個資法》第 20-1 條，業者要對個案資料採取適當的安全維護。常見的六大面向 — 以下是本系統的做法:

安維要件 本系統的做法
1. 加密 整份資料庫以業界標準演算法(AES-256)加密，敏感欄位再加一層;每家診所有自己獨立的鑰匙，鑰匙存在電腦本機的安全區。
2. 存取控制 心理師用診所給的帳號一鍵登入，免再記另一組密碼;診所主密碼由所長保管;不同診所之間資料完全隔離，互看不到。
3. 備份 安裝時強制印出紙本救援金鑰(忘了密碼用這個救);多人診所版本另有一台主機在診所內網保留主副本。
4. 稽核 誰開過哪筆紀錄、改了什麼，系統獨立記下來，跟個案資料分開存放，不會被一起改掉或刪除。
5. 人員管理 心理師的電腦每隔一段時間要回診所網路驗證身分(預設 7 天，診所可調 1-30 天);離職心理師被主管按「撤銷」後，他下次連診所網路就讀不到資料。
6. 通報 本系統不自動通報主管機關 — 洩漏通報屬診所機構責任，須由主管依《個資法》第 12 條評估後執行。

本表為本系統設計與實作的對齊說明，不構成法律意見。法條引用版本: 心理師法 (民國 109 年 1 月 15 日修正)、個資法 (民國 114 年 11 月 11 日修正)。 實際合規責任仍歸機構;上線前建議由執業心理師與法務 review， 並依機構自身的個人資料檔案安全維護計畫調整。