個案紀錄保存系統

個案紀錄
留在你的電腦裡

結案那一刻，待寫紀錄自動出現在你的電腦；你在本機把它寫完，
內容一個字都不上雲、不離開這台機器。

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僅支援 Windows 10/11・單機版離線可寫；機構版離線可查閱、亦可把本人草稿借回家補寫

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安裝時 Windows 會跳出「已保護您的電腦」——這是因為安裝檔的程式碼簽章憑證仍在申請中， 不是偵測到問題。點視窗裡的「其他資訊」→「仍要執行」即可繼續安裝。

這是什麼工具

一分鐘了解本地紀錄系統做什麼、不做什麼

✓ 它是...

你電腦裡的紀錄保存庫

紀錄存在你自己的 Windows 電腦上，斷網也能寫。下載安裝、用好記帳號登入就能用，不必自架伺服器、不必走機構 VPN。

上了兩道鎖的資料庫

整個資料庫上一道鎖、特別敏感的欄位再上第二道。就算整台電腦被搬走、硬碟被複製，看到的也只是一堆亂碼。

歸機構保管的紀錄

依心理師法 §25，紀錄由機構妥為保管、歸機構不歸個人。離職時權限可即時收回，新接手的同事仍能順利調閱。

和機構排程無縫接軌

機構結案收款，待寫紀錄自動出現在你電腦、個案資料預填好；寫完只回報一個「完成」訊號，內容不外傳。

✗ 它不是...

雲端系統

紀錄內容不上雲、不放第三方硬碟、不依靠隨時會改條款的平台。資料只留在你的電腦或機構內網。

會外傳內容的工具

寫完只送出一個「已完成」訊號讓機構後台追進度。紀錄本身的文字，一個字都不會離開這台電腦。

個人筆電的 Word / Excel

那些檔案沒加密、機器送修時資料難轉移、成員離職後權限收不乾淨、誰看過什麼也沒有紀錄。本系統把這些都補上。

監控或考核工具

系統不評分、不分析個案、不在背後偷偷看。管理者能否閱覽成員的紀錄，由機構自己明訂的權限設定決定（依各所的督導文化，變更這個設定本身也會留下稽核）；而且無論誰調閱哪一筆，系統都記下來——權限攤在檯面上，看過的賴不掉。

一筆紀錄的旅程

從待寫出現到歸檔保存，你的紀錄經過 6 站

想像你剛結束一節會談、機構也收完款——以下是這筆紀錄的旅程。

1

待寫紀錄自動出現

機構結案收款，草稿自己排隊

機構排程系統那邊一結案收款，60 秒內你的電腦會自動拉回一筆草稿——個案、時段都已預填，不必人工轉單、不必重新建檔。嫌等太久，按「立即同步」馬上拉。

你不必在兩套系統之間切換、複製貼上——該寫哪幾筆，系統幫你排好隊。
2

一鍵直接打開

從排程畫面點一下，本地視窗就跳開

在機構排程系統的預約畫面點「寫紀錄」，你電腦上的本地紀錄視窗會直接跳出來、個案基本資料已經預先填好——不必另外找程式、不必再打一次姓名和時段。

點一下就開，中間不經過任何網頁、也不把個案資料送上網。跳出來的視窗雖然長得像網頁（程式借瀏覽器當顯示畫面），連的卻是你自己這台電腦——用瀏覽器 ≠ 上網，詳見下方常見問題。
3

在你電腦裡寫，整個上鎖

資料只留本機，上兩道鎖

你寫的紀錄存進這台電腦，整個資料庫上了一道鎖、特別敏感的欄位再上第二道。就算有人把整台電腦搬走、把硬碟複製出去，看到的也只是一堆亂碼。每家機構有自己的鑰匙，鎖在電腦本機的安全保護區裡。

機構網路斷線時仍可查閱既有紀錄，連回內網即恢復可寫；要離線補寫，可在連線時先把本人草稿「借回家」、用另一組離線密碼在離線編修，回機構再「繳回」同步。也誠實說：沒有絕對完美的資安——所以「資料只留本機、從不上雲」是另一道防線。
4

寫完只回報「完成」

只送一個訊號，內容留在本機

紀錄定稿送出後，系統只傳一個「已完成」的訊號回機構排程，讓後台能追進度。紀錄本身的文字，一個字都不會離開你的電腦。

機構管理者看得到「這筆寫完了」，但看不到你寫了什麼內容。
5

歸機構保存，10 年隨時找得到

機構保管 + 全程留痕

依《心理師法》§25，紀錄由機構妥為保管至少 10 年。系統把「保存」和「找回」的工夫做掉——10 年後個案回來，幾秒就能調出當年那一份。

誰開過哪一筆、改了什麼，系統會獨立記下來，跟個案資料分開存放，不會被一起改掉或刪除。
6

離職就收回鑰匙

紀錄歸機構，權限可即時撤銷

紀錄歸機構、不歸個人。成員的電腦每隔一段時間要連回機構網路驗證身分(預設 3 天，機構可調 1-7 天)；成員離職後，主管按一下「撤銷」，他下次連網就再也讀不到機構資料。

新接手的成員可以順利調閱舊紀錄，離職者卻被乾淨地收回權限——交接和保密兩頭顧。

一句話總結：結案自動拉草稿 → 一鍵直開、資料預填 → 在你電腦裡上兩道鎖寫完 → 只回報「完成」、內容不出機 → 歸機構保存 10 年、誰看都留痕 → 離職一鍵收回鑰匙 → 全程紀錄內容不上雲、不經第三方。

COMPLIANCE · 合規依據

為什麼紀錄需要這樣保存?

個案紀錄屬個資法的特種個資；諮商所依《心理師法》§25 有 10 年保管義務，其他機構依各自主管法規。
條文要求「適當的安全維護措施」— 但技術細節留給各家自行判斷。

個案紀錄需要保存幾年? ▾
依《心理師法》第 25 條，心理治療所或心理諮商所對於執行業務之紀錄，應妥為保管， 至少保存 10 年。這是給諮商所機構的標準保管義務 — 本系統把保存與檢索的工程細節做掉， 10 年後個案回來，5 秒內找出當年那份紀錄。

(註:諮商所未供醫師執業，不屬《醫療法》第 2 條所稱之「醫療機構」， 故不適用醫療法第 70 條病歷保存 7 年之規定;心理師法 §25 的 10 年要求更嚴。)
個案紀錄是「特種個資」嗎? ▾
是。《個人資料保護法》第 6 條將「病歷、醫療、基因、性生活、健康檢查及犯罪前科」 列為特種個資，原則上不得蒐集、處理或利用 — 例外須有法律明文規定、公務機關執行 法定職務 / 非公務機關履行法定義務、當事人自行公開、學術研究、協助公務機關執行、 或經當事人書面同意等情形。個案紀錄（含心理會談）落在「醫療」範疇 — 這也是為什麼系統設計上需要比一般 CRM 更高規格的隔離與加密。
「適當的安全維護措施」具體要做什麼? ▾
《個資法》第 20-1 條要求非公務機關保有個資檔案者「應辦理安全維護事項， 防止個人資料被竊取、竄改、毀損、滅失或洩漏」;同條授權主管機關訂定具體辦法， 第 51-1 條第 3 項另授權中央目的事業主管機關指定特定業者訂定「個人資料檔案安全維護計畫」。 條文僅要求採取「適當」措施 — 機構可依自身風險自行設計。下方對齊表列本系統怎麼對應這六大實務面向， 讓你不用從零設計。
現在業界常見的紀錄儲存方式，各有什麼設計挑戰? ▾
法條只要求「適當的安全維護」與「機構保管」，沒有禁止特定工具。 以下是常見做法在實務上要處理的問題(對應個資法 §20-1 的安全維護要求)，以及本系統如何處理:
常見做法 要處理的問題 本系統如何處理
紙本鎖在櫃子 防火、防潮的成本較高;找一筆舊紀錄要翻很久 紙本鎖櫃本身是合規的做法。若想數位化:紀錄存在電腦裡，每天自動備份、多人機構版另有內網主副本，不必添購防火防潮設備;要調哪一筆舊紀錄，幾秒找到。
個人筆電的 Word / Excel 檔案多半沒加密，就算設了 Word 密碼，密碼給過誰、離職要不要全換，都難管理;機器送修時的資料移轉;誰看過什麼沒有紀錄 打開要先解鎖才看得到內容;送修或重灌後可用紙本備份金鑰把資料救回來;成員離職後，機構主管按一下，他的電腦就讀不到機構資料;誰看過哪一筆紀錄，系統都記下來。
個人雲端硬碟
(Google Drive / Dropbox / iCloud)		 帳號是個人的，檔案跟著帳號同步到私人手機、家用電腦，機構看不到也收不回;依靠第三方平台、條款隨時改;離職時權限收不乾淨 資料只存機構自己的電腦或機構內網，不上雲、不依靠第三方平台。成員離職時，機構主管直接收回他的存取。
共用電腦 + 共用密碼 沒辦法分辨誰看了什麼、員工換人時要全所換密碼 就算電腦多人共用，每位成員都用自己的帳號登入，不會跟同事共用密碼;誰看過哪筆紀錄，系統都有紀錄。
在通訊軟體開一人群組，把紀錄草稿留在裡面 這些 App 會不會自動上傳、刪掉後收不收得乾淨、用什麼方式加密，一般使用者無從判斷，條款還隨時會改。可以確定的是:換手機一鍵還原，草稿整包回來——代表內容從來不是只存在這支手機裡;選錯聊天室一鍵誤傳，收不回來;手機維修、借人或遺失時可能被翻看。 本系統把這些答案講清楚:個案資料只存你的電腦／機構內網，沒有任何自動上傳;所有副本(含備份)都在機構自己手上，不存在第三方那邊「還有一份」收不回;加密方式白紙黑字寫在本頁(整個資料庫上鎖、敏感欄位再一道)。結案後待寫紀錄會自動在你電腦上排隊等你寫，不必先在手機留草稿。

機構可以自行設計流程處理這些問題，也可以選擇現成已經做好的工具。下方對齊表另列本系統對個資法 §20-1 整體要求的對應。

成員離職，他寫過的紀錄怎麼處理? ▾
《心理師法》第 25 條規定紀錄由「心理治療所或心理諮商所」(機構)妥為保管 — 歸機構，不歸個人。 機構需要的是:離職時權限可即時收回、紀錄留在系統內、新接手的同事可順利調閱。 本系統的「電腦定期回機構網路驗證」+「主管一鍵撤銷」對應這個設計需求(見下方對齊表第 5 點)。
本系統怎麼對應諮商專業倫理的保密要求? ▾
保密與妥善處置諮商資料，本來就是各位執業的日常——這裡不重述守則， 只講本系統把哪些要求做成了內建的預設值，不必靠個人習慣維持:
  • 未經同意不外洩 — 紀錄內容只存你的電腦或機構內網，不上雲、不經第三方，好記自己也沒有後台能看。
  • 諮商資料妥善處置 — 整個資料庫加密、敏感欄位再上第二道鎖;成員離職，主管一鍵撤銷存取。
  • 使用留痕 — 誰開過、改過哪一筆，獨立稽核紀錄，與個案資料分開保存、不會被一起改掉。
  • 機構之間的界線 — 不同機構的資料完全隔離;要跨機構交換個案資訊，仍須先取得書面同意——系統不會讓資料「順便」流過去。

以上對應《諮商心理師專業倫理守則》第 9、10 條及《諮商心理師執行業務紀錄撰寫與使用準則》的要求。

§20-1 ALIGNMENT · 安維對齊

本系統如何對齊個資法 §20-1 安全維護要求

依《個資法》第 20-1 條，業者要對個案資料採取適當的安全維護。常見的六大面向 — 以下是本系統的做法:

安維要件 本系統的做法
1. 加密 整個資料庫上鎖(業界標準強度)，特別敏感的欄位再上第二道;就算整台電腦被搬走、硬碟被複製，看到的也只是亂碼。每家機構有自己獨立的鑰匙，鎖在電腦本機的安全保護區裡。
2. 存取控制 成員用機構給的帳號一鍵登入，免再記另一組密碼;機構主密碼由管理者保管;不同機構之間資料完全隔離，互看不到。
3. 備份 安裝時強制印出紙本救援金鑰(忘了密碼用這個救);多人機構版本另有一台主機在機構內網保留主副本。
4. 稽核 誰開過哪筆紀錄、改了什麼，系統獨立記下來，跟個案資料分開存放，不會被一起改掉或刪除。
5. 人員管理 成員的電腦每隔一段時間要回機構網路驗證身分(預設 3 天，機構可調 1-7 天);離職成員被主管按「撤銷」後，他下次連機構網路就讀不到資料。
6. 通報 本系統不自動通報主管機關 — 洩漏通報屬機構責任，須由主管依《個資法》第 12 條評估後執行。

資安宣導

本系統守護資料安全，以下是幾個讓保護更完整的小習慣

這台電腦本身

  • 設定開機 / 螢幕鎖定密碼
  • 啟用 Windows 磁碟加密
  • 離開座位時鎖定螢幕
  • 不和他人共用作業系統帳號

紙本救援金鑰

  • 安裝時印出的救援金鑰收進保險的地方
  • 忘記密碼、換電腦時靠它救回資料
  • 別拍照存手機、別貼進通訊軟體
  • 金鑰等同資料本身，遺失就救不回

離線使用

  • 單機版：完全離線也能寫，不限時
  • 機構版臨時斷網：可查閱既有紀錄(唯讀)，連回內網即恢復可寫
  • 機構版要離線補寫：連線時先把本人草稿借回家，離線編修後回機構繳回(有衝突偵測、撤銷仍擋)
  • 機構版定期回機構網路驗證身分(預設 3 天)

離職交接

  • 離職前確認手上紀錄都已同步
  • 主管記得對離職者按「撤銷」
  • 撤銷後該電腦下次連網即讀不到資料
  • 紀錄留在系統內，新同事可調閱

備份

  • 系統每天自動備份，留近期多份
  • 多人機構版另有一台內網主機留主副本
  • USB 備份收在上鎖的安全處
  • 偶爾確認自動備份確實有跑

異常處理

  • 發現異常立即回報
  • 留意系統的安全通知
  • 別把個案資料截圖、外傳或貼進第三方 AI
  • 好記不會用任何管道跟你要密碼
FAQ

本地紀錄系統常問的問題

沒有自架伺服器也能用嗎? +
可以。下載安裝後用好記帳號(免費)登入就能用，不必自架伺服器、不必走機構 VPN。1 人所 / 個人執業就是單機一台電腦;多人機構版另有一台主機放在機構內網保留主副本。
離線可以用多久?斷網會不會不能寫? +
分兩種模式：單機版完全離線也能寫，不受時間限制。機構版臨時斷線時可繼續查閱既有紀錄(唯讀)，連回機構網路即恢復可寫;若要離線補寫,可在連線時先把本人的草稿「借回家」、用另一組離線密碼在完全離線下編修,回到機構再「繳回」同步(有衝突偵測、不覆蓋別人的修改;離職被撤銷者繳不回)。

要提醒的是:機構版的臨時斷線只撐得住「臨時」——程式一直開著時可持續唯讀查閱(上限約 12 小時),但關掉程式超過 15 分鐘後再打開,就需要重新登入,而登入必須連得上網路。所以請不要把「斷線還能查」當成帶回家的方案;真的要在家補寫,請走上面的「借回家」——離線盒就是為這個情境設計的,用它才不會在家打不開。
換電腦或重灌，資料救得回來嗎? +
可以。安裝時系統會強制印出一份紙本救援金鑰，換機或重灌後用它把資料救回來。多人機構版另有內網主機保留主副本，多一層保障。救援金鑰請務必妥善保管——它等同資料本身，遺失就救不回。
忘記密碼怎麼辦? +
用安裝時印出的紙本救援金鑰救回。系統沒有任何後門能繞過密碼直接讀資料——這正是「就算電腦被偷也只是亂碼」的代價，所以救援金鑰一定要收好。
紀錄內容會上雲、或被好記看到嗎? +
不會。紀錄內容只存在你的電腦或機構內網，從不上雲、不經第三方。和機構排程系統之間，寫完也只回傳一個「已完成」訊號，內容一個字都不外傳，好記沒有任何後台能看你的紀錄。
打開程式後看到的是瀏覽器畫面——這樣不就是上網了嗎? +
不是。「用瀏覽器」不等於「上網」：本系統只是借瀏覽器當顯示畫面，它連的是你這台電腦自己——網址列顯示的 localhost（有時顯示為 127.0.0.1）意思就是「本機」，這個位址永遠指向你自己的電腦，資料不會經過網路上的任何網站。就像用 Word 開自己電腦裡的檔案，畫面長得像網頁，個案資料並沒有被送出去。想自己驗證很簡單：單機版只有第一次登入需要連網，之後把 Wi-Fi 關掉、網路線拔掉，程式照樣打得開、紀錄照樣寫得了——真的需要上網的服務做不到這件事。機構版也一樣不把紀錄送上網：它需要網路的唯一目的，是定期確認「你還是這家機構授權的成員」（身分與權限）；紀錄內容只在你的電腦與機構自己的內網主機之間同步。
和機構排程系統怎麼接? +
機構結案收款後，待寫紀錄自動出現在你電腦(60 秒內，或按「立即同步」);在排程系統點「寫紀錄」可一鍵直接打開本地視窗、個案資料預填好;寫完只回報「完成」。三步無縫，不必兩套系統間複製貼上。
可以匯出 PDF、離線時也能匯出嗎? +
可以。個案紀錄模板可自訂，一鍵匯出 PDF 與紙本存檔。單機版離線時也能匯出;多人/機構版為保護個資，匯出需在連線狀態(留下稽核紀錄)。
紀錄要保存幾年?系統會幫我留著嗎? +
依《心理師法》§25，諮商所紀錄應由機構妥為保管至少 10 年。系統把保存與檢索的工夫做掉，10 年後個案回來，幾秒就能調出當年那份。

把個案紀錄，留在你自己的電腦裡

本機加密、完全離線、資料從不上雲；和機構排程無縫接軌，待寫紀錄自動排隊等你寫。
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